مدیریت زمان چه ویژگی‌هایی دارد؟ در دنیای پر مشغله‌ی امروز، مدیریت زمان مهارتی بسیار حیاتی است. اما چگونه می‌توان به بهترین نحو زمان را مدیریت کرد؟ در این مقاله به شما خواهیم گفت.
بیشتر بخوانید: نقش انگیزه درونی در رسیدن به اهداف
چطور زمان را مدیریت کنم؟
برای مدیریت موثر وقت خود، 10 نکته‌ی زیر را دنبال کنید.
-
در حال حاضر چطور وقت خود را مدیریت می‌کنید؟
معمولا چطور به برنامه‌های روزانه خود می‌رسید؟ آگاهی از عادات (خوب یا بد)، ترجیحات و نقاط قوت و ضعف خود به شما کمک می‌کند تا راهبردهایی را برای مدیریت بهتر زمان شناسایی کنید.
از خودتان سوالات زیر را بپرسید:
- در کل برنامه‌ریزی برای کارام دارم؟
- به موقع بودن و انجام کارها سر وقت برام مهمه؟
- انجام چند تا کار با هم برام مشکلی نداره؟
- بلدم کارها رو اولویت‌بندی کنم؟
- از ابزارهایی برای برنامه‌ریزی کارام استفاده می‌کنم؟
اگر به بیشتر این سوالات پاسخ مثبت دادید، ممکن است از پیش در مدیریت زمان مهارت داشته باشید! اگر هم برعکس، تعداد پاسخ منفی‌تان زیاد شد، هیچ اشکالی ندارد. شما از نکات و راهبردهای موجود در این منبع بهره‌مند خواهید شد.
از خودتان بپرسید که در مورد رویکرد فعلی خود چه احساسی دارید. آیا آن را استرس‌زا، انگیزشی یا کافی می‌دانید؟ آیا جنبه‌هایی وجود دارد که دوست دارید آنها را بهبود ببخشید؟
بیشتر بخوانید: 5 نکته برای تقویت اعتماد به نفس
-
کارهایی را که برای انجام دادن در یک بازه زمانی خاص دارید، شناسایی کنید
افراد موفق کسانی هستند که زندگی متعادلی دارند. این بدان معناست که آنها هر هفته زمانی را به فعالیت‌هایی مانند مطالعه و کار، مراقبت از خود، خواب کافی، ورزش، انجام سرگرمی و گذراندن وقت با خانواده و دوستان اختصاص می‌دهند.
برای شروع این روند، لیستی از تمام موارد زیر تهیه کنید:
- تعهدات شغلی: پروژه‌ها، امور مطالعاتی، مباحثات، وبینارها و …
- سایر تعهدات ثابت: امور منزل، ورزش و …
- فعالیت‌های اوقات فراغت: چقدر وقت آزاد دارید؟ آیا برای مراقبت از خود کافی است؟
تمرین: یک هفته متوسط (نه شلوغ و نه خلوت) را انتخاب کنید و سعی کنید موارد فوق را روی یک پلنر هفتگی یا تقویم ترسیم کنید. ببینید چطور است؟ آیا همه چیز سر جای خود می‌گیرد؟
-
اولویت بندی کنید
هنگامی که فعالیت‌ها را شناسایی کردید، ببینید کدام مورد انعطاف‌پذیر است و کدام نیست. سعی کنید کارها را بر اساس اهمیت و ارزش‌شان با استفاده از یک خط ساده مانند زیر طبقه‌بندی کنید.
مانند تصویر بالا، کارهایی که از اهمیت و ارزش بالایی برخوردار هستند، حتما باید در برنامه‌ریزی‌تان گنجانده شوند. آنها را در سمت چپ جدول قرار دهید. کارهای کم اهمیت و کم ارزش در سمت راست قرار می‌گیرند.
-
کارها را به بخش‌های کوچک‌تر تقسیم کنید
شروع کارهای بزرگ معمولا دشوار است. زیرا حجم تلاش مورد نیاز، انگیزه را کم می‌کند. برای اینکه کارها قابل مدیریت‌تر شوند، سعی کنید آنها را به اهداف کوچک‌تر و قابل دستیابی تقسیم کنید.
در بحث مدیریت زمان ، این وظایف کوچک‌تر باید از قانونSMART پیروی کنند. یعنی به شکل زیر:
- خاص (Specific): می‌دانید چه کاری باید انجام دهید. برای مثال، «برای یک پروژه‌ی آتی باید در پایگاه‌های اطلاعاتی به دنبال پنج مقاله مرتبط با موضوع بگردم.»
- قابل اندازه‌گیری (Measurable): می‌توانید آن را اندازه‌گیری کنید. برای مثال، «پنج مقاله مرتبط می‌خواهم.»
- دست‌یافتنی (Attainable): می‌توانید آن را انجام دهید. برای مثال، «من از پیش نحوه استفاده از پایگاه‌های اطلاعاتی و یافتن مقالات نشریه‌ای را می‌دانم. فکر می‌کنم می‌توانم پنج مقاله پیدا کنم.»
- مرتبط (Relevant): این همان کاری است که باید برای رسیدن به هدف‌تان انجام دهید. برای مثال، «برای پروژه‌ی آینده‌ام نیاز به یافتن مقالات دارم.»
- زمان‌بندی شده (Time-bound): می‌دانید انجام آن چقدر طول می‌کشد. برای مثال، «ممکن است برای یک موضوع آسان به یک ساعت و برای موضوعی دشوار به چند ساعت زمان نیاز داشته باشید».
برای تمام امور خود سعی کنید رویکرد SMART را در پیش بگیرید.
-
بهره‌وری را به حداکثر برسانید
این مهم است که تا حد ممکن از زمان مطالعه خود به طور موثر و کارآمد استفاده کنید.
به موارد زیر بیاندیشید:
- بهترین زمان‌ها برای حفظ تمرکز بالا: صبح، بعد از ظهر یا عصر.
- بازه‌های زمانی در دسترس شما: این زمان را با در نظر گرفتن ساعت کاری و محیط خانواده‌تان تعیین کنید.
- برنامه‌ریزی جلسات کوتاه و فشرده به جای جلسات طولانی و ماراتنی: دوره‌های کوتاه و فشرده به این معنی است که می‌توانید هم تمرکز و هم کیفیت کار خود را حفظ کنید. این جلسات را به مدت ۱ تا ۲ ساعت با استراحت‌های بین آنها برنامه‌ریزی کنید. به تصویر زیر دقت کنید:
- تنوع بخشیدن به فعالیت‌های مطالعه: تا حد امکان از راهبردهای یادگیری فعال استفاده کنید. برای مثال، سعی کنید یادداشت‌های خود را به یک نمودار یا نقشه ذهنی بدل سازید (راهبرد فعال)، به جای اینکه صرفا آنها را روخوانی مجدد کنید (راهبرد غیرفعال).
ترجیحات یادگیری شما در مدیریت زمان مهم است: پیدا کنید که چگونه دوست دارید مطالعه کنید و آن شرایط را برای خودتان ایجاد کنید.
- تنوع بخشیدن به فعالیت‌های مطالعه: هر زمان که ممکن است، استراتژی‌های یادگیری فعال را انتخاب کنید، کاری با مطالبی که مطالعه می‌کنید انجام دهید، به عنوان مثال، سعی کنید یادداشت‌های خود را به یک فلوچارت یا نقشه ذهنی تبدیل کنید (استراتژی فعال)، به جای اینکه فقط آنها را دوباره بخوانید (استراتژی غیرفعال).
- ترجیحات یادگیری شما: پیدا کنید که چگونه دوست دارید مطالعه کنید و آن شرایط را برای خودتان ایجاد کنید.
-
از ابزارهای برنامه‌ریزی (پلنرها) استفاده کنید
ابزارهای برنامه‌ریزی به شما کمک می‌کنند تا زمان و کارهای خود را به صورت بصری ترسیم کنید. هر دو نسخه آنلاین و کاغذی کاربردی هستند. ببینید کدام برای شما مناسب‌تر است.
-
اهمالکاری را به حداقل برسانید
اغلب، بدترین بخش داشتن کارهای زیاد، نگرانی مرتبط با آنها است. اگر با اهمالکاری دست‌وپنجه نرم می‌کنید، احتمالا بدین معناست که راهی برای مدیریت یک کار پیدا نکرده‌اید.
اهمالکاری ممکن است راه شما برای گفتن «نمی‌دانم چطور شروع کنم» باشد. این احتمالا ربطی به تنبلی ندارد، بلکه بیشتر مربوط به اولویت‌بندی است.
راهبردهای ضد اهمالکاری:
- تشخیص دهید چه زمانی کارها را به تعویق می‌اندازید.
- علت به تعویق انداختن را شناسایی کنید: ممکن است این فعالیت را کاملا درک نکرده باشید.
- وظیفه را به بخش‌های قابل مدیریت تقسیم کنید.
- با فعالیت‌های قابل مدیریت‌تر شروع کنید: مثلا قبل از خواندن یک مقاله طولانی، یک مقاله کوتاه بخوانید.
- زمان‌های کوتاه‌تر و انجام‌پذیر تعیین کنید: مثلا به خودتان بگویید که ۲۰ دقیقه روی چیزی کار می‌کنید و ببینید آیا می‌توانید ادامه دهید.
- در صورت نیاز کمک بگیرید: اگر فعالیت مورد نظر را متوجه نشده‌اید، با کسی صحبت کنید.
- در اهداف خود واقع بین باشید: «فکر می‌کنم تو مدت زمانی که دارم می‌تونم … رو تموم کنم.»
- پیشرفت خود را بسنجید و جشن بگیرید: پس از دستیابی به اهداف قابل اندازه‌گیری (مثلا خواندن یک مقاله، نوشتن ۲۰۰ کلمه)، به خودتان پاداش‌های کوچک بدهید.
-
انگیزه‌تان را حفظ کنید
هنگام مدیریت زمان ، گاهی دلیل از دست رفتن انگیزه، کمبود علاقه به یک فعالیت است. گاهی نیز ممکن است علت، دشواری کار باشد. فقدان انگیزه و اهمالکاری اغلب با هم مرتبط اند: زمانی که انگیزه خود را از دست می‌دهید، متوجه می‌شوید که هر چیزی شما را از مطالعه دور می‌کند.
متاسفانه بعضی از کارها را بدون علاقه مجبوریم که انجام دهیم. بنابراین گاهی باید به دنبال راه‌هایی برای ایجاد انگیزه در خود باشیم.
-
برای انجام این کار، یک دلیل قانع‌کننده پیدا کنید
بفهمید که چقدر انجام این فعالیت برای حرفه‌ی آینده‌تان مرتبط یا مفید است. آیا توسعه‌ی این مهارت به شما ارتقای شغلی می‌دهد؟ سعی کنید ویدیو کلیپ‌هایی در مورد این موضوع تماشا کنید. دیدگاه‌های مختلف در مورد آن ممکن است رویکرد جدیدی به شما بدهد.
-
با دیگران صحبت کنید
یکی از بهترین راه‌ها برای مطالعه‌ی موثر و حفظ انگیزه، گفتگو با دیگران در موقعیت مشابه است.
-
روش‌های خود را تغییر دهید
کمبود انگیزه اغلب می‌تواند ناشی از انجام کارها به روش تکراری باشد. سعی کنید شیوه‌ها یا مکان‌های مطالعه‌ی مختلف را امتحان کنید.
-
برنامه‌ی زمانی خود را به دیگران اطلاع دهید
برای مدیریت زمان ، سایر جنبه‌های زندگی‌تان را نیز مد نظر قرار دهید. به این معنی که از قبل برنامه‌ریزی کنید و آنها را به افراد حاضر در زندگی‌تان بگویید.
گاهی اوقات این به معنای «نه» گفتن به دوستان، خانواده یا اضافه کاری در محل کار است: یعنی اهمیت اولویت‌بندی‌ها.
برنامه‌ی زمانی مطالعه‌ی خود را با دوستان و خانواده در میان بگذارید. مثلا می‌توانید برنامه‌ی زمانی را روی یخچال بچسبانید. این اعضای خانواده را از الزامات زندگی شما آگاه می‌کند. و به آنها کمک می‌کند تا اولویت‌های شما را درک کنند.
-
الگوی مطالعه‌ی منظمی ایجاد کنید
ایجاد یک الگوی کار منظم، به شما احساس کنترل بیشتری می‌دهد (که اهمالکاری را دور می‌کند). این کار به شما امکان می‌دهد تا تمام کارهای مورد نیاز را در زمان موجود بگنجانید و از زمان خود نهایت استفاده را ببرید. یکی از راه‌های غلبه بر اهمالکاری، ایجاد یک روتین است.
نکته‌ی پایانی
به یاد داشته باشید که حفظ تعادل در زندگی بسیار مهم است. اولویت‌های خود را مشخص کنید و از همه مهم‌تر، در اهدافی که تعیین می‌کنید واقع‌بین باشید. البته جداسازی را فراموش نکنید: زمانی که درس می‌خوانید، درس بخوانید؛ و زمانی که در حال استراحت هستید، واقعا استراحت کنید!
شما از چه نکاتی برای مدیریت زمان استفاده می‌کنید؟
منبع
کلینیک روانشناسی سها٬ مرکز ارائه خدمات مشاوره روانشناسی٬ مشاوره آنلاین٬ مشاوره خانواده و مشاوره جنسی
